Купить гостиничные чеки
  /   /   /   /  

Перечень отчетных документов для командировочных

В наше время вести успешный бизнес практически невозможно без командировочных поездок работников компании. В командировках решаются серьезные рабочие задачи, на которых основывается деятельность фирмы. Как правило, служебные поездки осуществляются за счет бюджета работодателя. В связи с этим работник, вернувшись на постоянное место работы, обязан предоставить в бухгалтерию полный отчет о расходах денежных средств. В этой статье мы рассмотрим все тонкости отчетной документации, связанной со служебной поездкой.

Отчетные документы

Практически в любой сфере бизнеса невозможно избежать периодических служебных командировок. Задачи таких выездов могут быть следующими:

  • встречи с партнерами по бизнесу;
  • заключение контрактов, требующее личного присутствия сотрудников компании;
  • участие в различных профессиональных мероприятиях (выставках, конференциях и т.д.).

Для того чтобы отправить работника в служебную поездку, необходимо оформить соответствующие документы. К ним относится приказ о направлении конкретных сотрудников в командировку, а так же правильно составленные командировочные удостоверения для них.

В этих документах должна содержаться информация о сроках поездки. Вернувшись на свое постоянное рабочее место, сотрудник должен предоставить в бухгалтерию и кадровую службу всю отчетную документацию. К отчету для бухгалтерии необходимо приложить все справки и документы, подтверждающие факт расходов денежных средств на конкретные служебные нужды.

От сроков командировки зависит размер финансовых затрат организации на ее проведение. По этой причине вся отчетная документация должна быть составлена предельно корректно и правильно, а также иметь презентабельный внешний вид. На документах недопустимо присутствие следов грязи, исправлений и подписей, механических повреждений, а так же других дефектов, мешающих правильному прочтению информации.

В предоставленных сотрудникам бухгалтерии документах должны содержаться следующие сведения:

  • расходы на аренду жилья (гостиничного номера, квартиры, комнаты в общежитии и т.д.);
  • затраты на питание;
  • расходы на использование общественного транспорта;
  • затраты на телефонную и прочие виды связи;
  • расходы на ГСМ и топливо (в тех случаях, когда в поездке был использован личный или служебный транспорт).

Кроме того, вернувшись из командировки, работник должен представить отчет о результатах поездки. На основании этих документов, сотрудники бухгалтерии обязаны провести расчет командировочных трат и компенсировать их сотруднику компании.

К документам, подтверждающим служебные расходы, относят:

  1. счета или чеки за аренду жилья, оформленные по форме 3Г;
  2. проездные билеты по всем поездкам, которые приходилось осуществлять работнику в период командировки;
  3. фискальные чеки с АЗС;
  4. чеки на оплату питания;
  5. товарно-кассовые чеки.

Помимо этих документов, сотрудник компании может предоставить в бухгалтерию еще и другие отчетные документы, среди которых:

  • акт, о предоставлении каких-либо услуг. Принимается бухгалтерией только в то случае, если данные услуги были согласованы с руководством;
  • договор аренды жилья. Предоставляется в тех случаях, когда сотрудник компании снимал квартиру или комнату, а не проживал в гостиничном номере.

Эти документы в обязательном порядке должны содержать конкретную информацию о сумме расходов. Иначе бухгалтерия не сможет возместить сотруднику компании эти расходы, так как без этого будет не ясно, о какой сумме идет речь.

Важно помнить, что отчет о командировке необходимо сдать в конкретные сроки, регламентированные трудовым законодательством. Каждая организация может регулировать эти сроки своими собственными нормативными актами.

Желательно решить эти вопросы в первый же рабочий день после возвращения сотрудника из командировочной поездки.

Бывают случаи, когда сотрудников компании направляют в служебные поездки для участия в конференциях по обмену знаниями и опытом или на повышение квалификации. В этой ситуации работник должен передать в бухгалтерию и кадровую службу еще и такие документы как:

  • сертификат, подтверждающий участие в конференции;
  • документ о повышении квалификации;
  • документы от организаторов обучения. В них должны содержаться сведения о всех мероприятиях, которые посетил сотрудник;
  • личный отчет работника.

Как правило, максимальный срок сдачи документов такого рода составляет не больше одной недели с момента возвращения из служебной поездки.

Так как каждая компания должна вести строгую отчетность по своим расходам, отчет сотрудника о командировке является обязательным. Без этих документов компания не имеет права возмещать расходы на командировку. Все траты сотрудников вносят в ежемесячный отчет для налоговой службы и любое несовпадение реальных и подтвержденных документально трат, может обернуться серьезными штрафами.

Однако иногда случается так, что командировочная документация теряется или подвергается порче. Это может быть вина самого работника или сотрудников организации, которые оказывали ему услуги в период командировки. Так или иначе, быстро восстановить такие документы, особенно находясь в чужом городе, может оказаться проблематичным.

Для решения такого рода проблем можно обратиться в специальные службы. Однако они есть далеко не во всех населенных пунктах нашей страны. По этой причине, уложиться в отведенные законодательством и нормативными актами компании сроки на сдачу отчетности можно не успеть.

При отсутствии достоверного подтверждения командировочных расходов, бухгалтерия компании не имеет права возмещать их сотруднику. Все траты должны быть внесены в бухгалтерскую отчетность и подтверждены соответствующими документами.

Не следует забывать еще и о том, что заполняться все документы на оплату должны с внесением в них реквизитов организации работодателя.

При соблюдении всех норм по заполнению и предоставлению отчетной документации, можно не сомневаться в возмещении всех своих расходов на служебную поездку. В обратно ситуации, когда отчетные документы подверглись порче или утрате, рассчитывать можно в лучшем случае на частичную компенсацию трат. Поэтому крайне внимательно относитесь ко всем своим командировочным документам.

 

Бывают случаи...

 

когда отчетные документы на проживание потерялись, тогда можно поступить так >>>